Betriebsprüfung: Problematik von Word- und Excel Rechnungen

Betriebsprüfung

Unternehmer müssen viele verschiedene Regeln beachten und einhalten. Die Anzahl der Regelungen nimmt nicht ab und macht Unternehmern mitunter das Leben nicht immer einfach. Doch was genau muss ich beachten, um Ärger mit dem Finanzamt bei einer Betriebsprüfung zu vermeiden?

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung

Ein immer wichtiger werdendes Thema bei einer Betriebsprüfung, auf welches wir im Folgenden näher eingehen möchten, sind die GoBD: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.

Die GoBD ist ein Gesetzeswerk, das es bereits seit September 2014 gibt und das seit 2015 in Kraft ist. Bis Anfang des Jahres 2017 galt eine Übergangsfrist, so dass im Hinblick auf Betriebsprüfungen noch wenig Erfahrungswerte vorliegen, mit welchen Konsequenzen bei Nichteinhalten der GoBD zu rechnen ist.

„Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) werden im Zusammenwirken zwischen Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, Wirtschaftsverbänden und den steuerberatenden Berufen abgestimmt. Das BMF-Schreiben fasst die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung praxisgerecht zusammen und sorgt für die Unternehmen wichtige Rechtsklarheit.“

Was es mit dem Wortungetüm auf sich hat

Die Kurzfassung: Elektronisch erstellte geschäftliche Belege müssen unveränderbar digital aufbewahrt werden – zehn Jahre oder länger. Die GoBD sehen folgende 4 Grundsätze vor, die jeder Unternehmer im Rahmen der digitalen Archivierung einhalten muss:

  • Unveränderbarkeit
  • Vollständigkeit
  • Nachvollziehbarkeit und
  • Verfügbarkeit.

Ist die Rechnungsstellung mit Word und Excel GoBD konform?

Wir befassen uns in diesem Artikel mit der Problematik von Word- und Excelrechnungen, da wir immer wieder festellen, dass Unternehmer ihre Rechnungen noch in Word und Excel schreiben, eine PDF erstellen und diese dann digital an Kunden versenden. Aus Unternehmersicht ist dies eine einfache und auch kostengünstige Methode. Sie benötigen keine spezielle Software und können Rechnungen schnell und einfach erstellen. Gerade für Startups oder kleinere Unternehmen ist dies eine günstige Lösung. Was früher noch in Ordnung war, ist heute im Normalfall ein Verstoß gegen die GoBD und fliegt Ihnen bei einer Betriebsprüfung um die Ohren.

Grundsatz der Unveränderbarkeit von digitalen Belegen und der Nachvollziehbarkeit

Um den Anforderungen der GoBD zu genügen, müssen Sie Rechnungen unveränderbar speichern und archivieren.

Eine revisionssichere Archivierung bedeutet auch, dass – sollten Sie Rechnungen im Nachhinein doch noch ändern – nachträgliche Veränderungen dokumentiert werden müssen, um für einen Betriebsprüfer nachvollziehbar zu sein.
Word und Excel erfüllen diese Voraussetzungen nicht. Sie scheitern bereits daran, unveränderbar zu sein. Erfolgt die Ablage im normalen Datei-System (z.B. Windows Explorer) ist auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen nicht gegeben. Die auf der normalen Festplatte gespeicherten Daten können Sie  jederzeit löschen oder ändern, ohne dass eine Protokollierung erfolgt oder dies nachvollzogen werden kann.

PDF als Lösung?

Leider nein. Denn laut den GoBD reicht die Speicherung im PDF Format nicht aus, da auch PDF-Dateien im Nachhinein geändert werden können. Zwar ist dies mit einigem Aufwand verbunden, aber dennoch möglich. Auch besteht weiterhin die Problematik, dass Änderungen nicht protokolliert werden und somit nicht nachvollzogen werden können.

Wie kann ich GoBD konforme Rechnungen erstellen?

Aus dem Büroalltag sind Word und Excel sicherlich nicht mehr wegzudenken. Für Ihre elektronische Buchhaltung sollten Sie jedoch entweder eine spezielle Rechnungsstellungssoftware nutzen oder aber ein Dokumentenmanagement-System (DMS). Denn ein DMS protokolliert Änderungen und entspricht somit den GoBD.

Viele Anbieter von sogenannten DMS-Systemen bieten die Möglichkeit, die Software vorher zu testen, so dass Sie abwägen können, ob die Software für Ihr Unternehmen geeignet ist. Ein Vergleich der verschiedenen Anbieter ist ebenfalls empfehlenswert, da es auch hier erhebliche Preisunterschiede gibt. Auch hinsichtlich der Benutzerfreundlichkeit gibt es deutliche Unterschiede.

Papierrechnung statt digitale Rechnung?

Für Papierrechnungen gilt das Ganze übrigens nicht. Sofern Sie Rechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm oder einer Tabellenkalkulation schreiben und Sie dabei die Word- oder Excel-Vorlage nur als Maske nutzen und die Rechnung dann ausdrucken, gilt diese als Papierrechnung. Es gelten dann dieselben Aufbewahrungsvorschriften für Papierbelege wie von vor 2015. Wenn Sie die Rechnung aber zusätzlich digital abspeichern, gilt sie als elektronischer Beleg und unterliegt somit den strengen Regelungen der GoBD.

Ausblick

Wenn Sie Ihren Kunden zukünftig also keine Papierrechnungen senden möchten, sollten Sie sich nach einer Alternative zu Word und Excel umsehen, um Problemen mit dem Finanzamt bei einer möglichen Betriebsprüfung vorzubeugen. Denn im schlimmsten Fall kann es zu einer Hinzuschätzung von Einnahmen kommen. Es bleibt jedoch abzuwarten, wie streng dies in einer Betriebsprüfung gewertet wird, da noch keine Erfahrungswerte vorliegen.

 

Die gesamten Grundätze können Sie übrigens hier herunterladen:

GoBD-Regelungen

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